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Los artículos que están almacenados en una ubicación central se prestan a los solicitantes, quienes están de acuerdo en regresar los artículos dentro de un período de tiempo predeterminado.
Los sistemas efectivos de una biblioteca requieren que cada libro esté etiquetado con un código de barras. Con objeto de asegurar una duración adecuada de los símbolos, la etiqueta puede ser colocada en el respaldo de la cubierta del libro, o protegida por un plástico si es colocada en la parte frontal de la cubierta.
Cada libro tiene un código único: puede usarse el número ISBN o se puede generar un número de placa secuencial.
El programa de administración de la base de datos une el código de barras código de barras al nombre de la editorial, al autor y a otros datos de catálogo.
A cada solicitante autorizado se le asigna una tarjeta que incluye un símbolo de código de barras. Este número del solicitante puede ser el del seguro social o un código secuencial asignado. Un carácter de bandera apropiado puede ser incluido en por lo menos uno de los tipos de símbolo para evitar confusión entre los números del solicitante y los del libro.
En cada escritorio de salida/entrada están permanentemente y convenientemente colocados en la superficie de trabajo dos símbolos de transacción. Un lector de código de barras (probablemente equipado con un rayo láser móvil de soporte manual) esta en interfase al sistema de micro computadora o mini computadora.
Un símbolo de transacción contiene datos que serán reconocidos por la computadora como indicativo de que el libro ha sido prestado, mientras que el otro símbolo es usado cuando el libro es regresado. Cuando se piden libros prestados, el cliente los lleva al escritorio y presenta su tarjeta de solicitante. El empleado hace lo siguiente:
1. Barre con el scanner la tarjeta del solicitante.
2. Barre con el scanner el símbolo de cada libro.
3. Barre con el scanner el símbolo de la transacción de préstamo.
La secuencia de la transacción completa es procesada vía un programa que está corriendo en el lector o en la computadora. Si el dato que esta entrando esta fuera de secuencia se dan indicaciones de error.
La base de datos de la computadora tiene ahora enlazados los códigos del libro con los del solicitante y la fecha. Una vez que ha expirado el período de tiempo para el préstamo, la computadora puede generar automáticamente cartas de recordatorio adecuadas para el solicitante moroso. Cuando los libros se regresan, son removidos automáticamente de la base de datos del archivo de salidas ya que son barridos con scanner en conjunto con el símbolo de la transacción REGRESAR.
Si el libro es de tiempo vencido, automáticamente se obtendrá una indicación de este hecho (y la multa asociada). Utilizando un lector de código de barras portátil se pueden llevar a cabo revisiones de inventario fácilmente. Este proceso se hace con mayor rapidez cuando los símbolos de identificación de los libros están en la parte exterior de la portada.
Si los anaqueles están también identificados con códigos de barras y con códigos de ubicación, en la misma operación del inventario se puede confirmar que los libros están colocados en el área correcta.
