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El muelle de recepción de materiales en la mayor parte de las empresas suele ser un lugar muy agitado. El material llega a chorros con frecuencia y no hay un paquete de tamaño uniforme o formato de etiquetado.
Los despachadores acomodan en toda el área, molestando a los empleados de recepción mientras buscan los artículos que ellos necesitan para completar su lista de faltantes. La etiqueta de cada paquete debe conciliarse con el campo de la orden de compra respectiva, ya sea manualmente en el papel o vía una terminal de computadora.
Durante los períodos pico, puede desarrollarse una acumulación significativa en el área de recepción. Si los paquetes que se están recibiendo han sido pre marcados con código de barras por el vendedor, el tiempo de la transacción puede ser reducido considerablemente.
Si el vendedor esta integrado completamente dentro de un sistema de intercambio de datos electrónico (EDI), su computadora ya sabe que paquetes esperar en el muelle de recepción. Si su vendedor marca los paquetes con números de serie únicos con códigos de barras, con una simple operación de barrido con scanner en el área de recepción puede actualizar la computadora conforme se vayan recibiendo los productos.
Si el EDI no se está usando, aún así el código de barras puede acelerar el proceso de entrada si los campos siguientes están codificados en una etiqueta exterior: número de orden de compra, número de línea del artículo y la cantidad.
El vendedor podría usar una impresora común para crear las etiquetas o podría pegar etiquetas provistas con el pedido de compras inicial. Aún sí el producto que esta siendo recibido no tiene código de barras, ésta tecnología puede usarse para dar seguimiento a los artículos a través de la inspección de recepción, en su camino a los almacenes.
Si se están recibiendo paquetes sin marcas, el siguiente escenario describe una posible implementación del sistema de seguimiento por medio de código de barras.
1. Los paquetes se reciben manualmente. El empleado toma la lista de empaques a una terminal de computadora en línea y en forma manual introduce el número de orden de compra y selecciona el artículo de línea que acaba de recibir.
2. En este punto, la base de datos de la computadora esta alerta del artículo que esta llegando. Si esta parte es requerida para llenar un faltante crítico, se presentará al empleado un mensaje para que le proporcione manejo especial o ruta especial.
3. La computadora asigna al paquete un número de serie único. Esto servirá para dar seguimiento al paquete hasta que llegue al almacén. Una impresora en línea (probablemente una impresora térmica de etiquetas operando en modo propia cinta) imprima una etiqueta conteniendo una descripción humanamente legible, clave de prioridad (si la hay), número de serie con código de barras incorporando los caracteres de bandera apropiados. El empleado pega la etiqueta al paquete.
4. El empleado coloca el paquete en un carrito. A cada carrito que se usa en el área de recepción se le asigna un número, el cual es codificado en un símbolo de código de barras prominente. Cuando el empleado coloca el paquete en el carrito, se le da a la base de datos de la computadora el número del carrito barriendo con el scanner la etiqueta.
5. Esta operación de recepción continúa hasta que se llena el carrito, y en ese punto es transferido del departamento de recepción al departamento de inspección. Este momento es registrado por medio de un lector en línea localizado cerca de la puerta física. El lector es utilizado para escanear la etiqueta del carrito y la etiqueta de transacción. Debido a que todas las identidades de los paquetes individuales están ligadas al número del carrito, la base de datos de la computadora ahora conoce la ubicación de cada artículo.
6. En el departamento de inspección de recepción, cada estación de inspección esta provista de un lector en línea. Cuando un inspector termina la inspección, utiliza el lector para barrer con el scanner la etiqueta del paquete; después utiliza un menú de código de barras para indicar cuantos artículos han sido aceptados. Debido a que el lector está en línea con la computadora, los artículos que son normalmente requeridos por la línea de producción pueden ser identificados por un mensaje por excepción en la pantalla del lector. El mensaje por excepción puede ocasionar que el artículo se ponga en ruta hacía el área donde es necesitado, desviándolo de su ruta normal hacia el almacén.
7. La etiqueta del carrito es barrida con el scanner cuando los artículos inspeccionados son llevados a la bodega. Conforme los artículos son sacados del carrito, se barre con el scanner la etiqueta del paquete para eliminar ese artículo del inventario del carrito y asignarlo a la bodega. La aplicación de este sistema de seguimiento por medio de código de barras puede dar una visibilidad en tiempo real de la ubicación y el status de todos los artículos que han sido recibidos pero que aún no están disponibles para ser colectados en la bodega.
